Vous êtes tout nouveau prestataire dans l’événementiel ou vous organisez votre idée d’événement avec différents artistes. Vous devez contractualiser votre partenariat avec soit votre client, soit votre prestataire pour vous couvrir sur différents points.

Tout d’abord il faut déterminer entre qui et qui est signé le contrat. Le client d’un coté et le prestataire de l’autre évidement. Les informations indispensable

 

pour un particulier : nom, prénom, adresse et numéro de téléphone.

pour un professionnel : raison social, adresse, SIRET, RCS, numéro de téléphone, nom du représentant et fonction du représentant.

pour une association : nom de l’association, adresse, immatriculation, nom du représentant et fonction du représentant.

Il faut ensuite déterminer la prestation effectuée par le prestataire. Cette partie sert à cadrer la prestation et éviter les débordement d’un coté ou de l’autre. Indiquez donc la nature de la prestation (DJ, spectacle de magie, close-up, spectacle de marionnettes pour enfants, etc..), le cadre de l’événement (anniversaire, mariage, séminaire, team-building, repas de fin d’année, etc…), le lieu (évidement), la date (re-évidement), le nombre de participant (par exemple une animation casino prévue pour 30 personnes sera difficile à gérer avec 200 personnes).

Le Prestataire doit ensuite s’engager à mener à bien sa prestation conformément aux réglementations en vigueur pour son activité et détenir toutes les autorisations requises pour exercer sa profession.

Le client doit quand a lui s’engager à organiser son événement dans un lieu apte à accueillir le prestataire et à répondre à ses besoins techniques (à préciser par le prestataire) comme par exemple : la superficie minimum, les sources d’alimentation, un accès spécifique, une loge, une place de parking, etc…

Indiquez le nombre de repas à prévoir pour le prestataire et les régimes particuliers.

Les responsabilités de chacun doivent également être notées.

Le prestataire déclare avoir une responsabilité civile professionnelle qui couvre ses prestations.

Le client se porte responsable du matériel fourni par le prestataire en cas d’incendie, inondation, vandalisme, etc… et doit également déclarer avoir souscrit à un contrat de responsabilité civile.

Et le prix alors ??? Indiquez le tarif (TTC et HT), l’acompte s’il y en a un, le moyen de paiement et l’échéance pour le règlement de la prestation. A mon avis le plus facile est de faire un paiement le jour de la prestation à la remise de la facture. Prestataire, prévoyez la facture et client : prévoyez le règlement.

Annulation : Prévoyez une clause d’annulation au cas où qui pourrait ressembler à ça :

Sauf en cas de force majeure, si l’événement prévu est annulé par le client, 50% de la somme totale fixée dans ce contrat sera versé au prestataire. Si l’événement est annulé par le prestataire, celui-ci devra fournir au client une prestation similaire via un autre prestataire.

Cela permet au client de s’assurer que sa soirée tombera pas à l’eau et au prestataire d’avoir une rémunération minimum pour une date pour laquelle il a peut être refusé des clients.

N’oubliez pas de bien signer le document (prestataire et client) fait en deux exemplaire avec la date et le lieu. Vous pouvez rajouter une mention « lu et approuvé » si vous le souhaitez.

Je vous ai donné ma petite expérience sur ce sujet et je pense que c’est vraiment le minimum à faire figurer. J’espère que certaines personnes plus qualifiées pourront apporter des informations complémentaires ou même corriger mon post (j’espère pas par contre –‘). Chaque métier de l’événementiel a des besoins spécifiques et les contrats qui vont avec. Si vous avez des documents types à proposer pour votre activité, n’hésitez pas à les poster.